1Cómo entrar a la plataforma
Lo único que necesitas es el enlace, tu usuario y tu contraseña. No hay que instalar nada.
Abre la plataforma en el navegador
Entra a www.gerencial.gyomedical.com.co desde Chrome o Edge, en el computador o en el celular. Guárdala en tus favoritos para no escribirla cada vez.
Escribe tu usuario y tu contraseña
Tu usuario te lo entrega el administrador. No es tu correo: es un nombre corto, por ejemplo
jlopez. La contraseña la eliges tú la primera vez que entras.
12345- Tu usuario, tal como te lo entregaron.
- Tu contraseña. El ojito de la derecha te deja verla mientras la escribes.
- Recordarme: márcalo solo en tu computador personal.
- Si la olvidaste, desde aquí el sistema te indica qué hacer.
- Botón Iniciar sesión.
Listo
Entras directo a tu primera pantalla. Si tu usuario no tiene el Dashboard Ejecutivo habilitado, verás una pantalla de bienvenida para que elijas un módulo del menú: es normal y no es ningún error.
La primera vez que entras
El administrador te entrega una contraseña temporal. Al entrar con ella, la plataforma te pide crear la tuya (mínimo 8 caracteres) y esa es la que usarás de ahí en adelante. Nadie más la conoce: si se te olvida, no se puede recuperar, hay que pedir una nueva temporal al administrador.
¿Cuánto dura la sesión?
- Con Recordarme marcado, la sesión queda abierta en ese navegador hasta que cierres sesión tú mismo.
- Sin marcarlo, la sesión vive solo en esa pestaña: al cerrarla, se acabó.
- No hay cierre por inactividad: puedes dejar la pantalla abierta sin que te saque.
- Si el administrador te cambia el rol, los módulos o las sedes, te desactiva o te restablece la contraseña, tu sesión se cierra y tienes que volver a entrar. Es normal: así el cambio aplica de una vez.
2Cómo moverse: el mapa de la pantalla
Todas las pantallas se organizan igual. Si aprendes esta, aprendiste todas.
123456- Menú lateral: tus módulos, agrupados por área (Financiero, Operación, Talento Humano, Calidad).
- Filtros de la pantalla: sede y período. Todo lo que ves abajo responde a estos filtros.
- Indicadores (los recuadros de arriba): las cifras clave del período elegido.
- Gráficos y tablas: el detalle de esas cifras.
- Alertas: avisos automáticos cuando algo se sale de lo esperado.
- Tu sesión: tu nombre, tu rol y el botón para salir.
Tres cosas que se repiten en casi todos los módulos
| Elemento | Qué hace |
|---|---|
| Barra de filtros | Cambia un filtro y toda la pantalla se recalcula. Limpiar filtros devuelve todo a como estaba. |
| Actualizar (en Facturación se llama Recargar) | Vuelve a cargar la información ya procesada de ese módulo, por si la pantalla llevaba rato abierta. |
| Exportar | Descarga un archivo CSV (se abre en Excel) con el detalle del módulo, respetando los filtros que tengas puestos. El Dashboard, Especialistas y Gestión de Procesos no tienen este botón. |
Si lo que necesitas es un informe con varios módulos, en PDF o en Excel de verdad, eso se hace desde Reportes (sección 9).
El menú solo muestra lo tuyo
Cada usuario ve únicamente los módulos que le habilitaron, y si eres coordinador de una sede, solo la información de tu sede. Es normal que un compañero vea opciones o cifras que tú no ves. Si necesitas algo que no aparece, pídeselo al administrador.
Dos excepciones, porque no se dividen por sede: Contratos y Lista de Precios SYD se ven completos. Y en Gerencial, la pestaña “Estado de Resultados Final” no aplica para un usuario limitado por sede, porque esa utilidad es de toda la empresa.
En el celular
La plataforma funciona igual en el teléfono. El menú se abre con el botón de las tres rayas, arriba a la izquierda, y las tablas se deslizan de lado con el dedo.
3Facturación
Cuánto se facturó, a qué EPS, por qué servicio y en qué sede.
1234- Filtros: período, fecha de factura, sede y cliente/EPS.
- Pestañas: cada una es una mirada distinta de los mismos datos.
- Ingreso total del período filtrado, y las cifras que lo acompañan.
- Ingresos por cliente/EPS: quién aporta más facturación.
Qué encuentras en cada pestaña
| Pestaña | Para qué sirve |
|---|---|
| Resumen | La foto general: ingreso total, por sede, por EPS, por categoría de servicio y por diagnóstico de ingreso. |
| Detalle por Servicio | Los ingresos por tipo de servicio y sede, con el peso de cada uno sobre el total. |
| Detalle Dx Ingreso | Los mismos ingresos ordenados por el diagnóstico con el que entró el paciente. |
| Detalle por Dx Ingresos | El mismo cruce, abierto por sede y entidad. |
| Eficiencia por Dx Ingreso | Compara lo facturado con lo que costó atender cada diagnóstico. |
| Eficiencia por Categoría | Lo mismo, pero por categoría de servicio. |
| Rentabilidad por Categoría | Cuánto deja cada categoría de servicio después de sus costos. |
En el celular
4Cartera
Cuánto nos deben, quién nos debe y qué parte de esa plata está frenada.
1234- Saldo de cartera total: todo lo que está pendiente de pago.
- Sin radicación: facturas que aún no se han radicado ante la EPS.
- Glosas PC y Anticipos: lo objetado y lo ya abonado.
- Detalle por entidad: la misma información, EPS por EPS.
Cómo leer los indicadores
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Saldo cartera total | La suma de todo lo facturado que todavía no han pagado. |
| Sin radicación | Facturas que ni siquiera han entrado a la EPS. Es la parte más urgente: mientras no se radique, el reloj de pago ni ha empezado. |
| Glosas PC | Valor objetado por las EPS dentro de esa cartera. |
| Anticipos | Pagos recibidos que todavía no se han cruzado con una factura. |
| Saldo (-) anticipos | El saldo una vez descontados esos anticipos. |
| Saldo disponible | Lo que realmente queda por cobrar después de descontar todo lo anterior. |
Las dos pestañas
- Cartera Consolidada: la foto completa por sede y por entidad.
- Cartera Sin Radicación: se concentra solo en lo que falta radicar, que es donde más rápido se recupera plata.
5Glosas
Qué nos objetaron las EPS, cuánto se logró recuperar y cuánto se perdió.
Tres palabras que se usan todo el tiempo en este módulo:
| Palabra | Qué es |
|---|---|
| Valor objetado | Lo que la EPS puso en duda cuando revisó la factura. |
| Valor recuperado | De eso objetado, lo que se logró defender y sí se cobra. |
| Glosa definitiva | Lo que finalmente se perdió. Es la cifra que duele. |
12345- Valor objetado del período.
- Valor recuperado y su porcentaje.
- Glosa definitiva: lo que quedó perdido.
- Glosa / Facturación total: qué tanto pesa sobre todo lo facturado.
- Glosas por causa: toca una causa para abrir su detalle.
La pestaña Recuperación y análisis
Aquí se ve quién objeta más y qué tan bien se está defendiendo la IPS: por EPS, por causa, y las diez facturas con mayor glosa definitiva.
6Hospitalización
El censo diario de camas: quién está hospitalizado, dónde y desde cuándo.
12345- Filtros: sede, período y día del censo.
- Ocupación por entorno: adulto, neonatal y pediátrica.
- Camas instaladas, ocupadas, no disponibles y disponibles.
- Censo de pacientes: la lista del día, agrupada por entorno.
- Ocupación y admisiones y diagnósticos de ingreso más frecuentes.
Ocupación real: por qué a veces no cuadra con las camas instaladas
La plataforma descuenta las camas no disponibles: las que alguien reportó como fuera de servicio en Gestión de Procesos (un ventilador dañado, un monitor de baja) y cuya novedad sigue abierta o en tratamiento. Por eso el porcentaje de ocupación es sobre las camas que de verdad se pueden usar ese día, no sobre las que figuran en el papel.
Para que esos indicadores aparezcan, tu usuario también debe tener habilitado el módulo Capacidad Instalada: de ahí salen las camas instaladas. Si no lo tienes, verás el censo pero los recuadros de camas saldrán con un guion.
El día del censo
El filtro Día del censo arranca en el día más reciente, pero puedes moverte a cualquier día anterior para ver cómo estaba el servicio esa fecha.
7Nómina
Cuánto cuesta la nómina, en qué se va y cómo se reparte entre las sedes.
12345- Filtros: sede, período (mes), cargo y buscador de empleado.
- Total nómina del mes y número de empleados.
- Resumen: devengado, deducciones y nómina neta.
- Tendencia de los últimos meses.
- Conceptos: en qué se va el dinero (básico, horas extras, recargos, auxilios).
Las tres cifras que casi siempre te preguntan
| Cifra | Qué es |
|---|---|
| Total devengado | Todo lo que se le reconoce al personal antes de descuentos. |
| Total deducciones | Salud, pensión y demás descuentos de ley o de nómina. |
| Nómina neta | Lo que efectivamente se paga. |
El período de este módulo es un mes puntual, no el año completo: si quieres comparar, cambia el mes en el filtro y mira la tendencia del gráfico de la derecha.
8Gestión de Procesos
La bitácora del día a día: novedades, hallazgos, acciones correctivas y camas fuera de servicio.
Este es el único módulo donde tú escribes. Los demás solo muestran información; aquí reportas lo que pasa y queda constancia con fecha, responsable y evidencia.
12345- Botón Nueva novedad para reportar.
- Tres pestañas: novedades, seguimiento y capacidad instalada.
- Contadores: abiertas, en tratamiento, cerradas y vencidas.
- Filtros por estado, categoría, módulo y título.
- Botón Ver de cada novedad.
Cómo reportar una novedad
Toca “Nueva novedad”
Arriba a la derecha. Se abre un formulario corto.
Llena lo esencial
Categoría (hallazgo, no conformidad, acción de mejora…), módulo o proceso relacionado, título breve, prioridad y descripción. También puedes poner una fecha límite sugerida. Entre más concreta la descripción, menos vueltas después.
Adjunta evidencia si la tienes
Hasta 3 archivos de 5 MB (fotos o PDF).
Reportar
Queda registrada con tu nombre y la fecha, y el administrador recibe un aviso por correo.
Qué pasa después
El administrador la revisa, define la acción, le pone responsable y fecha límite, y la va moviendo de estado hasta cerrarla. Tú ves las novedades que reportaste y las que te asignaron como responsable; las de los demás no aparecen en tu lista.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Abierta | Reportada, pendiente de revisión. |
| En tratamiento | Ya tiene acción definida y responsable. |
| Cerrada | Se ejecutó la acción y se dejó el comentario de cierre. |
| Rechazada / No aplica | Se revisó y no procedía. |
La pestaña Seguimiento
Es la misma información, agrupada por estado y más visual. Sirve para mirar en una reunión qué hay pendiente sin leer tabla por tabla.
Camas fuera de servicio
La pestaña Gestión de Capacidad Instalada es para reportar camas que no se pueden usar. Eliges sede, entorno, subentorno, cuántas camas y el motivo. Eso descuenta la capacidad real en Hospitalización y en el Dashboard mientras el problema siga.
9Reportes: sacar un informe
Para llevar la información a una reunión, a un correo o a un comité.
12345- Título que llevará el informe.
- Filtros de sede y año.
- Módulos a incluir: toca los que quieras; los azules entran.
- Contenido: indicadores, tablas, gráficos y análisis narrativo.
- Descargar PDF o Excel.
Dos formas de usarlo
- Generador de informes (arriba): eliges módulos, nivel de detalle y descargas un PDF o un Excel con todo junto. Sirve para el informe mensual.
- Explorar un módulo en pantalla (abajo): abre un módulo con filtros propios, lo revisas en pantalla y exportas solo eso. Sirve cuando te piden una cifra puntual.
10Los demás módulos, en una página
Todos funcionan igual: filtros arriba, indicadores, y tablas o gráficos debajo.
Recaudo
El dinero que efectivamente entró: por entidad, por sede y por mes. Se lee junto con Cartera — una muestra lo que nos deben, el otro lo que ya pagaron.
Costos ME
Consumo de medicamentos e insumos: cuánto salió, cuánto se devolvió al stock y el consumo real. Trae un filtro por medicamento y un ranking de los que más pesan.
Presupuesto
Lo presupuestado frente a lo ejecutado, por sede y por mes. Sirve para ver dónde se está gastando de más o facturando de menos.
Gerencial
El estado de resultados por sede: ingresos, costos variables, costos y gastos fijos, y la utilidad. Es la mirada contable del negocio.
Indicadores TH
Horas extras y recargos, que salen de la misma nómina: cuántas horas, cuánto valen, en qué cargos y en qué sedes se concentran.
Productividad
Cruza ingresos con costos, nómina y recaudo para mostrar rentabilidad por sede y eficiencia operativa.
Especialistas
Admisiones, egresos y mortalidad por especialista y por mes, separados en adulto, neonatal y pediátrico.
Contratos
Los contratos vigentes con cada EPS: número, régimen, vigencia, tipo y tarifas pactadas.
Capacidad Instalada
Las camas habilitadas por sede y entorno, y cuántas están no disponibles en este momento.
Lista de Precios SYD
Costo, precio de venta y utilidad de cada producto, con el precio acordado para cada cliente o EPS.
11Preguntas frecuentes
No veo un módulo que sí usa mi compañero
Los permisos son por persona. Pídele al administrador que te habilite ese módulo.
Veo el módulo pero solo aparece mi sede
Es a propósito: a los coordinadores de sede se les limita la información a su sede. Los totales que veas son los de tu sede, no los de toda la IPS.
Me sacó de la sesión sin que yo hiciera nada
No es por inactividad: eso no existe aquí. Pasa cuando el administrador cambia tu rol, tus módulos o tus sedes, te desactiva o te restablece la contraseña. Vuelve a entrar con tu usuario y tu contraseña; si te restablecieron la clave, con la temporal que te hayan entregado.
Un módulo dice “Todavía no hay información”
Significa que aún no hay archivo cargado para ese módulo, o que el archivo del mes no se ha subido. Avísale al administrador; no es un daño de la plataforma.
Las cifras no coinciden con mi Excel
Primero revisa los filtros: período, sede y EPS. La mayoría de las diferencias salen de comparar períodos distintos. Si con los mismos filtros sigue sin cuadrar, repórtalo en Gestión de Procesos con una captura: así queda el registro y se revisa.
¿Puedo dañar algo si toco un botón?
No. Salvo en Gestión de Procesos, donde tú escribes, todos los módulos son de solo lectura: filtrar, abrir pestañas o exportar no cambia ningún dato.
¿Cada cuánto se actualiza?
Sola: cada 10 minutos entre las 6 de la mañana y las 9 de la noche, y cada hora en la noche. Si acaban de cambiar un archivo y no lo ves, dale unos minutos; quien puede forzar la revisión inmediata es el administrador.
¿Funciona en el celular?
Sí, con el mismo usuario. Las tablas se deslizan de lado y los indicadores se acomodan a la pantalla.
12Buenas prácticas y soporte
Cuida tu acceso
- Tu contraseña es personal: no la compartas ni la dejes escrita.
- En computador compartido, no marques Recordarme y cierra sesión al terminar.
- La información de la plataforma es confidencial de la IPS: piensa dos veces antes de reenviar una exportación por fuera.
Saca más provecho
- Antes de pedir un dato, prueba con los filtros: casi siempre está ahí.
- Si vas a una reunión, exporta desde el módulo o arma el informe desde Reportes con anticipación.
- Reporta en Gestión de Procesos lo que veas raro (una cifra, una cama fuera de servicio, un archivo sin actualizar). Queda con fecha y responsable, y es la forma de que se resuelva.
¿A quién le escribo?
A tu administrador de la plataforma para usuarios, contraseñas, permisos y sedes. Para diferencias en las cifras o fallas de una pantalla, deja el reporte en Gestión de Procesos: ahí queda el registro y se hace seguimiento.